В данной статье мы поговорим о том, какими
документами оформляются основные кадровые события (учет работников,
прием сотрудника на работу, увольнение с работы, командировки, т др.).
Главным документом, на основании которого строится кадровая политика
субъекта хозяйствования, является его штатное расписание. Штатное
расписание является ведущей составляющей кадрового учета, его базой и
основным структурным элементом. В процессе финансово-хозяйственной
деятельности каждый субъект хозяйствования разрабатывает собственное
штатное расписание, составленное с учетом вида деятельности
предприятия, особенностей организации кадрового учета на предприятии,
специфики производственного процесса, формы собственности и иных
факторов.
Обычно штатное расписание включает в себя следующую информацию:
перечень должностей, количество выделенных для каждой должности ставок,
размер должностного оклада, размер надбавок к должностному окладу и вид
этих надбавок (при их наличии), месячный фонд оплаты труда для каждой
должности и в целом по предприятию (подразделению), а также примечания.
Штатное расписание обязательно должно быть утверждено руководителем
предприятия, при этом указывается дата, с которой штатное расписание
вступает в силу, количество штатных единиц и размер месячного фонда
оплаты труда.
В Российской Федерации действует унифицированная форма штатного
расписания № Т-3, утвержденная Постановлением Госкомстата Российской
Федерации № 26 от 06.04.2001 г.
Еще один важный первичный документ кадрового учета — личная карточка
сотрудника. Личная карточка должна быть заведена на каждого сотрудника
предприятия. В ней содержатся все основные данные по сотруднику:
фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, образование (с указанием
законченных учебных заведений), квалификация, специальность,
гражданство, владение иностранными языками (с указанием степени
владения), сведения о семейном положении и состав семьи (для семейных
сотрудников), паспортные данные, адрес по паспорту и фактический,
сведения о воинском учете и иная необходимая информация.
В Российской Федерации действует унифицированная форма личной карточки
работника № Т-3, утвержденная Постановлением Госкомстата Российской
Федерации № 26 от 06.04.2001 г.
Для кадрового учета государственных служащих предусмотрено
использование личной карточки государственного служащего по № Т-2 ГС,
утвержденной Постановлением Госкомстата Российской Федерации № 26 от
06.04.2001 г.
Для кадрового учета научно-педагогических работников предусмотрено
использование учетной карточки научного (научно-педагогического)
работника по форме по № Т-4, утвержденной Постановлением Госкомстата
Российской Федерации № 26 от 06.04.2001 г.
Основанием для приема сотрудника на работу является его заявление о
приеме на работу, утвержденное руководителем предприятия. Но зачисление
сотрудника в штат осуществляется только после вступления в силу приказа
о приеме его на работу. В настоящее время в Российской Федерации
используются унифицированные формы приказа (распоряжения) о приеме
сотрудника (сотрудников) на работу № Т-1 и № Т-1а, утвержденные
Постановлением Госкомстата Российской Федерации № 26 от 06.04.2001 года. В
данном приказе указывается фамилия, имя и отчество принимаемого на
работу сотрудника, его табельный номер, наименование структурного
подразделения предприятия, в которое принимается сотрудник, его
профессия, оклад, номер и дата трудового договора, а также иная
необходимая информация. В приказе (распоряжении) обязательно должна
стоять подпись принимаемого сотрудника о том, что он ознакомлен с
данным приказом (распоряжением), и дата ознакомления.
Однако чтобы издать приказ (распоряжение) о приеме сотрудника на
работу, одного его заявления недостаточно. Предварительно с сотрудником
должен быть заключен и надлежащим образом оформлен трудовой договор
(контракт). Заключенный трудовой договор является основанием для
издания приказа (распоряжения) о приеме сотрудника на работу и
назначении его на должность. Приказ законодательно утверждает прием
сотрудника на работу и констатирует факт заключения трудового договора.
В общем случае документальное оформление приема сотрудника на работу
выглядит следующим образом: пишется заявление о приеме на работу,
заключается трудовой договор (контракт) и издается приказ
(распоряжение) о приеме сотрудника на работу, с которым данный
сотрудник должен ознакомиться под роспись.
Периодически на любом предприятии происходит увольнение тех либо иных
работников. Причины для увольнения могут быть разные — по собственному
желанию, по распоряжению администрации, в связи с истечением срока
действия трудового договора, в связи с уходом на пенсию и т.д.
Основанием прекращения трудового договора (увольнения) признаются
предусмотренные законодательством обстоятельства, наступление которых
дает право одной или обеим сторонам прекращать договор в установленном
порядке. В общем случае порядок увольнения работника состоит из
перечисленных ниже этапов.
- Предварительное уведомление работником нанимателя (если увольнение
происходит по инициативе работника; в этом случае работник пишет
заявление на увольнение) или нанимателем работника (если увольнение
происходит по распоряжению администрации) о предстоящем увольнении.
- Предварительное уведомление или согласие третьих лиц в случаях, когда
такое уведомление предусмотрено действующим законодательством или иным
нормативным актом, либо коллективным договором. В качестве третьих лиц
могут выступать, например, профсоюзы.
- Оформление приказа (распоряжения) об увольнении сотрудника, с которым
увольняемый сотрудник должен ознакомиться под роспись с указанием даты
ознакомления. В настоящее время в Российской Федерации действует
унифицированная форма приказа (распоряжения) о прекращении действия
трудового договора (контракта) с работником по форме № Т-8,
утвержденной Постановлением Госкомстата Российской Федерации № 26 от
06.04.2001 года. Кроме этого, для прекращения действия трудового
договора (контракта) предназначен документ «Записка-расчет о
прекращении действия трудового договора (контракта) с работником» по
форме № Т-61, утвержденной Постановлением Госкомстата Российской
Федерации № 26 от 06.04.2001 г.
- Полный расчет с увольняемым работником, включая компенсацию за
неиспользованный отпуск, выходное пособие и иные выплаты,
предусмотренные действующим законодательством.
- Оформление трудовой книжки в соответствии с действующим
законодательством и выдача ее уволенному сотруднику.
Иногда на предприятии может возникать необходимость перевода сотрудника
на другую работу. Перевод на другую работу может осуществляться как по
желанию работника, так и по распоряжению администрации, и оформляется
документом «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую
работу» по форме № Т-5, утвержденной Постановлением Госкомстата
Российской Федерации № 26 от 06.04.2001 г.
В соответствии с действующим законодательством каждому работнику должен
предоставляться трудовой ежегодный отпуск на определенный период для
отдыха и иных социальных целей с сохранением прежней работы и
заработной платы. Кроме этого, сотрудникам могут предоставляться и иные
виды отпусков: например, отпуск для учебы, дополнительный отпуск за
свой счет, дополнительный отпуск за особые достижения в работе и др.
Отпуск оформляется заявлением и приказом на отпуск. Вначале сотрудник,
желающий взять отпуск, пишет соответствующее заявление, которое должно
быть утверждено администрацией, после чего оформляется Приказ
(распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (либо работникам) по
форме № Т-6 (либо № Т-6а), утвержденной Постановлением Госкомстата
Российской Федерации № 26 от 06.04.2001 г.
Большинство субъектов хозяйствования периодически отправляет в
командировку своих сотрудников. Для оформления командировки
предназначены перечисленные ниже документы.
- Приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в
командировку по форме № Т-9 (либо № Т-9а), утвержденной Постановлением
Госкомстата Российской Федерации № 26 от 06.04.2001 г.
- Командировочное удостоверение по форме № Т-10, утвержденной
Постановлением Госкомстата Российской Федерации № 26 от 06.04.2001 г.
- Служебное задание для направления в командировку и отчет о его
выполнении по форме № Т-10а, утвержденной Постановлением Госкомстата
Российской Федерации № 26 от 06.04.2001 г.
Таковы первичные документы, с помощью которых оформляются основные
кадровые события субъекта хозяйствования, осуществляющего свою
деятельность на территории Российской Федерации.
© 2025
